Assistante(e) de direction

Identifiant du travail : 11687 

Emplacements alternatifs : France-lle de France-Colombes 

Newell Brands est une entreprise leader de produits de consommation de 8,3 milliards de dollars, avec un portefeuille de marques emblématiques telles que Graco®, Coleman®, Oster®, Rubbermaid® et Sharpie®, et 25 000 employés talentueux dans le monde entier. Notre culture de haute performance, notre curiosité sans précédent pour le monde qui nous entoure et nos collaborateurs talentueux alimentent notre succès. Notre culture est rendue possible par nos valeurs fondamentales qui guident tout ce que nous faisons et comment nous gagnons en tant que One Newell. Ce sont l’intégrité, le travail d’équipe, la passion pour la victoire, l’appropriation et le leadership.

Assistant(e) de Direction / Executive Assistant

Lieu : Colombes, France
Rattachement : Direction du site / 3 managers
Type de contrat : CDI
Équipe : Support de 3 managers

Votre rôle et votre environnement

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous serez un point central de coordination pour trois managers et un acteur clé de la fluidité des opérations du site. Vous interviendrez sur des missions variées à forte valeur ajoutée, dans un environnement international, avec des interactions régulières avec les équipes basées en France, en Europe et aux États-Unis.

Vos principales responsabilités :

Organisation & coordination
Gestion d’agendas complexes et mouvants, planification des rendez-vous et réunions, réservation de salles, restaurants ou plateaux-repas. Organisation des déplacements en France et à l’international (Egencia), incluant la gestion des ESTA et/ou VISA lorsque nécessaire.

Support administratif & financier
Traitement du courrier, suivi des commandes et des factures via SAP, gestion des notes de frais (Concur). Suivi de la circulation du parapheur, gestion des documents légaux et courriers à faire signer, scans et envois (UPS), archivage. Gestion des fournitures de bureau (commandes, rangement, suivi : eau, café, gobelets, etc.).

Communication & événementiel
Préparation de présentations bilingues (FR/EN) pour des réunions internes et externes. Organisation de séminaires, visites d’usines et événements internes (vaccination, semaine bien-être, semaine environnement, team building, journée d’entreprise, soirée de fin d’année…). Coordination de l’équipe « Vitamines » en charge des événements du site de Colombes, mise en place de listes de diffusion et envoi des communications. Communication visuelle : affichages, mise à disposition des chartes graphiques et modèles de documents.

Interface internationale
Coordination avec les équipes basées aux États-Unis et en Europe, organisation de la venue des visiteurs de la direction US et Europe.

Support RH & IRP
Préparation des informations mensuelles en lien avec les services concernés, rédaction des supports PowerPoint, gestion des invitations et réservations de salles. Préparation des ordres du jour, actualisation des feuilles de présence, mise en signature et diffusion des PV, envoi des factures des prestataires à la comptabilité. Gestion des documents obligatoires (affichage, archivage), élections, accords (préparation et dépôt). Suivi du comité de coordination (convocations, listes des représentants, archives, documents partagés). Accueil des nouveaux arrivants : organisation des réunions d’intégration, distribution des sacs produits, mise à jour des supports de présentation et du livret d’accueil. Mise à jour des tableaux d’effectifs et des organigrammes.

Projets transverses & outils collaboratifs
Participation aux projets transverses identifiés par l’un des trois managers. Gestion des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, OneDrive) et contribution à la communication interne.

Support technique aux managers
Organisation et gestion des Teams Live à l’auditorium, gestion des abonnements Prenax, conciergerie automobile (rendez-vous et suivi des prestations). Administration Egencia (utilisateurs, droits, facturation). Gestion des sites SharePoint, équipes Teams, dossiers partagés, plannings et tableaux d’inscription.

Ce qu’il vous faut

Indispensable

BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent
Environ 5 ans d’expérience en assistanat de direction
Excellente organisation, rigueur, fiabilité et autonomie
Respect strict de la confidentialité
Très bon relationnel
Anglais courant
Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs

Votre atout supplémentaire

Expérience dans un environnement international
Aisance dans la gestion d’événements et la communication interne
Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
Sens du service et proactivité

Newell Brands (NASDAQ : NWL) est une entreprise mondiale de biens de consommation de premier plan avec un solide portefeuille de marques bien connues, notamment Rubbermaid, Sharpie, Graco, Coleman, Rubbermaid Commercial Products, Yankee Candle, Paper Mate, FoodSaver, Dymo, EXPO, Elmer's. , Oster, NUK, Spontex et Campingaz. Nous nous efforçons de ravir les consommateurs en éclairant les moments du quotidien.