Assistante(e) de direction

Job ID: 11687 

Alternate Locations: France-lle de France-Colombes 

Newell Brands is a leading $8.3B consumer products company with a portfolio of iconic brands such as Graco®, Coleman®, Oster®, Rubbermaid® and Sharpie®, and 25,000 talented employees around the world. Our high-performance culture, unparalleled curiosity about the world around us, and talented people fuel our success. Our culture is enabled through our core values which guide all we do and how we win as One Newell. They are Integrity, Teamwork, Passion for Winning, Ownership & Leadership.

Assistant(e) de Direction / Executive Assistant

Lieu : Colombes, France
Rattachement : Direction du site / 3 managers
Type de contrat : CDI
Équipe : Support de 3 managers

Votre rôle et votre environnement

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous serez un point central de coordination pour trois managers et un acteur clé de la fluidité des opérations du site. Vous interviendrez sur des missions variées à forte valeur ajoutée, dans un environnement international, avec des interactions régulières avec les équipes basées en France, en Europe et aux États-Unis.

Vos principales responsabilités :

Organisation & coordination
Gestion d’agendas complexes et mouvants, planification des rendez-vous et réunions, réservation de salles, restaurants ou plateaux-repas. Organisation des déplacements en France et à l’international (Egencia), incluant la gestion des ESTA et/ou VISA lorsque nécessaire.

Support administratif & financier
Traitement du courrier, suivi des commandes et des factures via SAP, gestion des notes de frais (Concur). Suivi de la circulation du parapheur, gestion des documents légaux et courriers à faire signer, scans et envois (UPS), archivage. Gestion des fournitures de bureau (commandes, rangement, suivi : eau, café, gobelets, etc.).

Communication & événementiel
Préparation de présentations bilingues (FR/EN) pour des réunions internes et externes. Organisation de séminaires, visites d’usines et événements internes (vaccination, semaine bien-être, semaine environnement, team building, journée d’entreprise, soirée de fin d’année…). Coordination de l’équipe « Vitamines » en charge des événements du site de Colombes, mise en place de listes de diffusion et envoi des communications. Communication visuelle : affichages, mise à disposition des chartes graphiques et modèles de documents.

Interface internationale
Coordination avec les équipes basées aux États-Unis et en Europe, organisation de la venue des visiteurs de la direction US et Europe.

Support RH & IRP
Préparation des informations mensuelles en lien avec les services concernés, rédaction des supports PowerPoint, gestion des invitations et réservations de salles. Préparation des ordres du jour, actualisation des feuilles de présence, mise en signature et diffusion des PV, envoi des factures des prestataires à la comptabilité. Gestion des documents obligatoires (affichage, archivage), élections, accords (préparation et dépôt). Suivi du comité de coordination (convocations, listes des représentants, archives, documents partagés). Accueil des nouveaux arrivants : organisation des réunions d’intégration, distribution des sacs produits, mise à jour des supports de présentation et du livret d’accueil. Mise à jour des tableaux d’effectifs et des organigrammes.

Projets transverses & outils collaboratifs
Participation aux projets transverses identifiés par l’un des trois managers. Gestion des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, OneDrive) et contribution à la communication interne.

Support technique aux managers
Organisation et gestion des Teams Live à l’auditorium, gestion des abonnements Prenax, conciergerie automobile (rendez-vous et suivi des prestations). Administration Egencia (utilisateurs, droits, facturation). Gestion des sites SharePoint, équipes Teams, dossiers partagés, plannings et tableaux d’inscription.

Ce qu’il vous faut

Indispensable

BTS Assistant(e) de Direction ou équivalent
Environ 5 ans d’expérience en assistanat de direction
Excellente organisation, rigueur, fiabilité et autonomie
Respect strict de la confidentialité
Très bon relationnel
Anglais courant
Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs

Votre atout supplémentaire

Expérience dans un environnement international
Aisance dans la gestion d’événements et la communication interne
Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
Sens du service et proactivité

Newell Brands (NASDAQ: NWL) is a leading global consumer goods company with a strong portfolio of well-known brands, including Rubbermaid, Sharpie, Graco, Coleman, Rubbermaid Commercial Products, Yankee Candle, Paper Mate, FoodSaver, Dymo, EXPO, Elmer’s, Oster, NUK, Spontex and Campingaz. We are focused on delighting consumers by lighting up everyday moments.